Số hóa hồ sơ, giấy tờ, thủ tục
Xác định rõ chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn hiện nay, lãnh đạo Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản có liên quan nhằm tập trung triển khai có hiệu quả công tác này. Các văn bản: kế hoạch về cải cách hành chính (CCHC) của Sở Tư pháp giai đoạn 2021-2025; kế hoạch về công tác CCHC; kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC); quyết định về việc thành lập Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Sở Tư pháp; quyết định về việc thành lập Ban Chỉ đạo về chuyển đổi số Sở Tư pháp… đều hướng đến phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và phục vụ người dân tốt hơn.
Sở Tư Pháp Chỉ đạo phòng tư pháp các địa phương phối hợp cơ quan, đơn vị có liên quan để trao đổi, hướng dẫn xử lý đối với những trường hợp báo lỗi cấp số định danh cá nhân cho trẻ em trên phần mềm “Khai sinh điện tử”; đẩy nhanh hoạt động số hóa sổ hộ tịch, đảm bảo dữ liệu hộ tịch được số hóa theo đúng thời hạn; tăng cường kiểm tra, rà soát, bảo đảm tất cả các sự kiện hộ tịch được đăng ký đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật hộ tịch và cập nhật kịp thời trên phần mềm “Ðăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung”. Sau khi thông tin hộ tịch được đăng ký vào phần mềm, việc điều chỉnh, sửa chữa, hủy bỏ thông tin, dữ liệu hộ tịch điện tử phải được thực hiện theo quy định pháp luật. Trong quá trình rà soát, đối chiếu, cập nhật đồng bộ dữ liệu trong phần mềm “Ðăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung” theo nhiệm vụ được giao, nếu phát hiện có thông tin chưa chính xác hoặc chưa thống nhất thì cần kiểm tra kỹ hồ sơ, sổ đăng ký hộ tịch (được lưu trữ tại UBND cấp huyện và UBND cấp xã) và căn cứ các quy định pháp luật bảo đảm phù hợp theo đúng quy định của pháp luật hộ tịch.
Tạo thuận lợi cho người dân
Thường xuyên tổ chức các hoạt động tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật (PBGDPL) gắn với các phong trào hành động, các hội thảo, hội thi, hội nghị tập huấn... Ðặc biệt, các cấp, các ngành đã tận dụng ưu thế của Internet, mạng xã hội để triển khai các văn bản chỉ đạo của cấp trên; đồng thời chia sẻ, lan tỏa những thông tin hay, câu chuyện đẹp của các cán bộ, công chức, viên chức, đoàn viên, thanh niên nhằm khơi gợi tinh thần thi đua, xung kích và khát vọng cống hiến. Bên cạnh đó, với trang thông tin điện tử PBGDPL dùng chung cho thành phố, người dân tiếp cận pháp luật dễ dàng nên đến nay đã có hàng nghìn lượt truy cập
Thường xuyên rà soát, duy tu, sửa chữa hạ tầng kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tại đơn vị, đảm bảo vận hành ổn định, an toàn, hiệu quả các ứng dụng phần mềm đã triển khai, như: phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu TTHC thành phố, quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cổng thông tin điện tử, hộp thư điện tử, hệ thống họp trực tuyến… và các phần mềm chuyên dụng khác. Bên cạnh đó, Sở tiếp tục quan tâm, đẩy mạnh công tác đào tạo, nâng cao kiến thức, trình độ công nghệ thông tin cho công chức, viên chức, góp phần thực hiện tốt chủ đề năm của thành phố và các nhiệm vụ trọng tâm trong công tác ngành Tư pháp năm 2023.
LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ HỘ TỊCH TƯ PHÁP
Thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của số hóa Sổ hộ tịch, Sở Tư pháp đã triển khai và hoàn thành Dự án số hóa Sổ hộ tịch, với 1.179.085 thông tin gồm tất cả các Sổ hộ tịch được lưu trữ dưới dạng bản giấy từ trước đến nay được chuyển thành dữ liệu điện tử, dữ liệu số và đã được chuyển vào CSDL hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp để đồng bộ với CSDL quốc gia về dân cư. Từ đó khắc phục được tình trạng lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt. Sở đã đưa vào khai thác trên môi trường điện tử đối với 7 loại giấy tờ đăng ký khai sinh; đăng ký khai tử; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký giám hộ; đăng ký kết hôn; đăng ký nhận nuôi con nuôi; xác nhận tình trạng hôn nhân.
Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên CSDL hộ tịch điện tử để thực hiện. Điều này đã và đang góp phần cải cách mạnh mẽ các TTHC trong lĩnh vực hộ tịch, đổi mới phương thức đăng ký hộ tịch, tạo thuận lợi, rút ngắn thời gian thực hiện TTHC, bảo đảm thực hiện tốt hơn quyền đăng ký hộ tịch của người dân, đặc biệt là quyền khai sinh cho trẻ em; cung cấp dữ liệu xây dựng CSDL hộ tịch điện tử và CSDL quốc gia về dân cư, từng bước nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về dân cư, góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử hướng đến Chính phủ số giai đoạn 2022 - 2030. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch thay đổi về tư duy, TTHC phải chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang môi trường điện tử, mạnh dạn chuyển từ thủ công sang ứng dụng công nghệ để phục vụ ngày càng tốt hơn cho xã hội, cho Nhân dân.